Revision hos stödmottagare (projektrevision)

Regeringen har utnämnt ESV till revisionsmyndighet för EU:s strukturfonder och attesterande organ för EU:s jordbruksfonder. Det innebär att ESV ska bedöma om den myndigheten som ansvarar för att förvalta en fond har redovisat utgifterna för de projekt som har fått stöd från fonden till EU-kommissionen på ett korrekt sätt.

Vilka konsekvenser kan revisionen få för stödmottagaren?

Om ESV hittar felaktiga utgifter under revisionen kan det innebära att stödmottagaren blir återbetalningsskyldig för det belopp som ESV anser vara felaktigt. Att ESV bedömer att en utgift är felaktig kan till exempel bero på att det saknas kvitton i räkenskapsunderlaget.

Varför granskar ESV just ert projekt?

I samband med ansökan om EU-stöd ska projektet ha fått information om att det kan komma att granskas. Det ska även ha framgått i den ansvariga myndighetens beslut om att betala ut stöd till projektet.

Det kan finnas olika anledningar till att ESV granskar just ert projekt. Bland annat påverkas urvalet av vilken typ av verksamhet projektet har eller vilka utgifter som anges i ansökan. Det enskilda projektet är sedan oftast slumpmässigt utvalt av ESV, i enlighet med EU-kommissionens riktlinjer. I vissa fall konsulterar ESV Statistiska centralbyrån (SCB) för att göra urvalet.

ESV arbetar enligt proportionalitetsprincipen. Det betyder att ESV som regel bara granskar mindre projekt en gång innan de avslutas, medan större projekt som regel bara granskas en gång per räkenskapsår. Som stödmottagare inom jordbruket kan man dock ansöka om flera olika stöd per år. Då kan också flera projekt bli granskade under samma år.

ESV:s revision kan genomföras som en ”skrivbordsgranskning” eller genom platsbesök. Om projektet har gjort fysiska investeringar eller har andra utgifter som kan inspekteras kan ESV:s revisor bedöma att det behövs ett platsbesök.

Hur går en ”skrivbordsgranskning” till?

Om ESV inte besöker projektet på plats granskar vi det ”från skrivbordet” genom att gå igenom det tillgängliga underlaget hos den ansvariga myndigheten. Det kan till exempel vara Jordbruksverket, Tillväxtverket eller Migrationsverket. Vi kan dock behöva kontakta stödmottagaren via e‑post, telefon eller videomöte för att ställa frågor eller be om kompletterande underlag.

Hur går ett platsbesök till?

Om projektet har valts ut för platsbesök kontaktar ESV er för att bestämma ett datum. Platsbesöken genomförs oftast maj–september. Den revisor på ESV som ansvarar för granskningsärendet håller i kontakterna, inledningsvis vanligen via e‑post. Då ges även information om vad som kommer att granskas och vilken dokumentation som ESV behöver ha tillgång till under besöket. Den ansvariga revisorn är antingen anställd på ESV eller anlitad som konsult.

Innan besöket har ESV gått igenom det material som redan finns tillgängligt om projektet hos den ansvariga myndigheten. Under besöket kontrollerar ESV att den myndighet som har betalat ut stödet har gjort rätt i sin bedömning av bland annat projektets räkenskaper.

Vid besöket vill revisorn ta del av redovisningsunderlag i form av till exempel bokföring, fakturor och kvitton. Om projektet mottagit stöd för en fysisk investering vill revisorn även titta på det som köpts in. I slutet av besöket ger revisorn en muntlig preliminär avrapportering av resultatet av granskningen.

Efter besöket återkopplar ESV till den ansvariga myndigheten, eftersom vi granskar ert projekt för att se om myndigheten gjort rätt. Den ansvariga myndigheten kontaktar sedan stödmottagaren, till exempel om det är aktuellt med en återbetalning.

I vissa fall kan även EU-kommissionen behöva besöka stödmottagare. Deras roll är att kontrollera att ESV eller den ansvariga myndigheten har granskat projektet på rätt sätt. I sällsynta fall kan dessutom Europeiska revisionsrätten besöka stödmottagare av samma anledning. I dessa fall får projektet information om besöket från ESV eller den ansvariga myndigheten.

Checklista inför besöket

Inför besöket är det bra att tänka på följande:

• Förvara projekthandlingarna på det sätt som finns beskrivet i beslutet om stöd.
• Ha projektets räkenskapsunderlag lätt tillgängliga i form av exempelvis fakturor, betalningsbevis och bokföring som ligger till grund för det stödbelopp som mottagits.
• Det är viktigt att huvudbok och bokföringsunderlag finns tillgängligt så att ESV:s revisor kan granska dem.
• Var beredd på att fysiskt kunna visa upp en investering som projektet fått stöd för, till exempel en lada eller betesmark.

Tips för korrekt hantering

Några av de vanligaste felen som ESV brukar upptäcka under projektrevisionerna är att stödmottagaren

• upphandlat en vara eller tjänst utan att följa reglerna för offentliga upphandlingar
• inte har konkurrensutsatt inköpet
• inte kan visa underlag som visar att utgiften hör till projektet
• sökt ersättning för utgifter som uppstått innan projektet blev beviljat EU-stöd
• redovisat moms som en utgift
• redovisat felaktiga löner
• redovisat en större areal än vad man faktiskt brukat för den odling man har fått stöd för.