Årsbokslut och årsredovisning

Kontrollera kopplingen mellan egna konton och S-koder

I samband med rapporteringen av helåret är det viktigt att myndigheten kontrollerar att kopplingen mellan egna konton och de statliga inrapporteringskoderna (S‑koderna) är korrekt gjord. Det kan ni göra genom att ta ut en resultat- och balansräkning från myndighetens ekonomisystem och jämföra med resultat- och balansräkningen specificerad per S-kod i Hermes. Då säkerställs att redovisningen i statsredovisningen är korrekt inför konsolideringen av årsredovisningen för staten som lämnas till riksdagen.

Inför bokslutet för 2024 har ESV infört en kontrollpunkt i Hermes. Innan utfallet i period 12 skickas in till ESV behöver myndigheterna kryssa i en ruta med texten ”Stäm av RR/BR i ekonomisystemet mot Hermes”. Genom att markera kryssrutan verifierar myndigheten att balans- och resultaträkning (RR/BR) enligt myndighetens ekonomisystem stämmer överens med RR/BR i Hermes efter att filinläsningen är gjord.

Decemberutfallet och preliminärt anslagsutfall

Rapportera anslagsutfall för december och preliminärt helårsutfall. Kontrollera i första hand att utfallet på anslag och inkomsttitlar är korrekt inrapporterat. Det kan stämmas av med hjälp av följande rapporter:

• Avstämning av anslag och inkomsttitlar
• Anslagsredovisning
• Specifikation inkomsttitlar

Kontrollera också att dispositionsrätterna (tilldelade medel med mera) är korrekta i rapporten Anslagsredovisning, det vill säga att de stämmer överens med regleringsbrev, att ingående överföringsbelopp är rätt och så vidare.

Anslagsfördelning för fjärde kvartalet

Anslagsfördelning (realekonomiskt utfall) ska rapporteras. Samtliga S-koder (även balansräkningens S-koder) ska vara korrekt inrapporterade. I vissa fall ska myndigheten även lämna kommentarer på S-koder för fjärde kvartalet.
Ni bör stämma av följande rapporter kopplade till realekonomiskt utfall:

• Balans- och resultaträkning specifikation S-kod
• Anslag – S-kod alternativt Anslagsfördelning.

Motpartsavstämning

För att kunna rapportera motparterna korrekt ska du ha rapporterat rätt utfall på S-koderna totalt. Kontrollera att den preliminära inrapporteringen på S-koder stämmer.

Ett sätt att göra detta på är att först kontrollera om balans- och resultaträkningen i Hermes stämmer överens med balans- och resultaträkningen i det lokala systemet. När detta stämmer bör du gå vidare och titta på rapporterna Balans- och Resultaträkning specifikation S-kod.

När det gäller motparter är det krav på att du ska rapportera in dina mellanhavanden med andra statliga myndigheter. Stäm i första hand av att det som du själv har motpartsrapporterat är rätt. Det är också viktigt att myndigheter hjälps åt att utreda differenser och rätta sin redovisning så att motpartsavstämningen stämmer med motpartens rapportering. Eventuella kvarstående differenser som inte går att reda ut ska alltid kommenteras så att skälen till differensen framkommer.

Rapporterna som ska stämmas av:

• Specifikation Motpart – S-kod
• Specifikation S-kod – Motpart.
• Rapporten Motpartsavstämning ska vara avstämd, eventuella differenser rättade och kvarstående differenser (undantagsfall) ska vara kommenterade.

Motpartsdifferenser mot nedlagda myndigheter

Om myndigheten har haft mellanhavanden med annan myndighet som under redovisningsåret har lagts ned ska mellanhavandet ändå rapporteras som en motpart i Hermes mot den myndigheten. Det görs genom att kommentera ”nedlagd myndighet” i kommentarsfältet i motpartsrutinen i Hermes.

Det år en myndighet har lagts ned kan mellanhavanden med myndigheten (huvudsakligen kostnader och intäkter) eventuellt komma att uppvisa differenser i motpartsrapporterna i Hermes som uppstått efter att myndigheten lagts ned. Det framgår i så fall vid avstämningen per den 31 december för bokslutsåret.

Statens medieråd har avvecklats och ingår från och med den 1 januari 2024 i Mediemyndigheten (tidigare Myndigheten för press, radio och tv).

Definitivt helårsutfall samt fullständig anslagsfördelning

Kontrollera att utfallet på anslag och inkomsttitlar är korrekt inrapporterat. Kontrollera också att dispositionsrätterna (tilldelade medel med mera) är korrekta i rapporten Anslagsredovisning.

Om det av någon anledning finns avvikelser som du inte hinner rätta i systemet bör ESV meddelas.

Rapporter som ska stämmas av:

• Avstämning av anslag och inkomsttitlar.

För att stämma av dispositionsrätterna måste denna avstämning kompletteras med avstämning av tilldelade medel med mera i någon av rapporterna:

• Anslagsredovisning
• Anslagsrapport detaljerad.

Alternativt kan avstämningen göras med hjälp av rapporterna:

• Specifikation inkomsttitlar
• Anslagsredovisning.

S-koderna ska vara korrekt inrapporterade. Kontrollera att den preliminära inrapporteringen på S-koder stämmer. Ett sätt att göra detta på är att först kontrollera om balans- och resultaträkningen i Hermes stämmer överens med balans- och resultaträkningen i det lokala systemet.

När detta stämmer bör du gå vidare och titta på rapporterna Balans- och Resultaträkning specifikation S-kod. Om du har gjort detta i samband med motpartsrapporteringen och inte gjort någon ytterligare förändring av redovisningen i ditt lokala system behöver du inte sända en ny fil och denna avstämning behöver inte göras igen. Däremot måste du kontrollera att din anslagsfördelning (realekonomisk fördelning av anslag) är korrekt.

Rapporter som ska stämmas av är:

• Balans- och resultaträkning specifikation S-kod
• Anslag – S-kod.

Finansiellt utdrag och slutlig rapportering

Finansiellt utdrag ska vara upprättad för de 40 största myndigheterna och inrapportering gjord i överensstämmelse med den. För övriga myndigheter som inte lämnar finansiellt utdrag ska inrapporteringen vara slutlig om inte särskilda skäl föreligger.

Det krävs att avstämning av inrapporterat utfall på anslag, inkomsttitlar, S-koder och dispositionsrätter görs. Balans- och resultaträkningen i Hermes måste stämma överens med balans- och resultaträkningen som upprättats i det finansiella utdraget eller den version av årsredovisningen som finns tillgänglig. Motpartsavstämning bör kontrolleras igen. Ta ut samtliga "bokslutsrapporter" och stäm av:

• Anslagsredovisning
• Specifikation inkomsttitlar (eller avstämning av anslag och inkomsttitlar)
• Balansräkning
• Resultaträkning
• Kvartalsavstämning (av betalningar)
• Motpartsavstämning
• Årskontroll
• Kontroll av S-koder för betalningar
• Särskild info
• Balansräkning specifikation S-kod
• Resultaträkning specifikation S-kod
• Balansräkning med jämförelsesiffror*
• Resultaträkning med jämförelsesiffror*
• Anslag – S-kod.

*Om redovisningsprinciperna ändras kommer inte jämförelsesiffrorna att stämma.

Eventuella kompletteringar på grund av upprättad årsredovisning

Ändringar av inrapporterat utfall får göras fram till och med dagen efter fastställt datum för inlämnande av årsredovisning. Eventuella fel som upptäcks efter att finansiellt utdrag har lämnats och rapporterats, ska rapporteras så fort som möjligt fram till att årsredovisningen har lämnats.

När årsredovisningen lämnas till regeringen bör myndigheten kontrollera igen att alla uppgifter i Hermes stämmer överens med uppgifterna i årsredovisningen, om man gjort någon ytterligare inrapportering efter att finansiellt utdrag/slutlig rapportering gjorts. Tänk på att även korrigera anslagsfördelning (realekonomisk fördelning) om du gör ytterligare rapportering.

Om kompletteringar görs – ta ut samtliga "bokslutsrapporter" och stäm av de kompletterade delarna.

Betalningsavstämning

Myndigheten ska godkänna sina betalningsavstämningar för helåret. Eventuella differenser på betalningsavstämningen ska kommenteras av myndigheten. Betalningsavstämning ska göras senast dagen efter inlämningsdagen för årsredovisningen.