Lämna uppgifter om hyresavtal
Varje myndighet ska lämna uppgifter om ingångna hyresavtal och om förändringar i dessa till Ekonomistyrningsverket. Skyldigheten gäller inte uppgifter som omfattas av sekretess.
Myndigheterna ska lämna kopior på sina hyresavtal till ESV snarast möjligt, men senast en månad efter att de har undertecknats. Avtalen ska skickas i digitalt format till hyresavtal@esv.se. Alla avtal, inklusive bilagor, ska skickas som separata filer.
Med hyresavtal menas
- undertecknat hyresavtal eller motsvarande
- upplåtelseavtal mellan myndigheter
- tillägg till hyresavtal.
Skyldigheten att lämna uppgifter omfattar inte arrendeavtal, såsom till exempel avtal för parkeringsplatser på mark där ingen lokalarea ingår. Om vi får kopior på arrendeavtal registrerar vi dock uppgifterna i databasen. Avtal för parkeringsplatser i garage betraktas som hyresavtal och ska skickas till ESV.
Skicka även in uppsägning av hyresavtal
Även uppsägningar av hyresavtal i samband med avflyttning samt andra liknande handlingar ska skickas till ESV. Uppsägningar för villkorsändring behöver myndigheterna däremot inte skicka till ESV.
Myndigheterna ska även lämna uppgift om lokalernas fördelning på skilda verksamheter och om eventuella andrahandsuthyrningar. De myndigheter som delvis finansierar lokalkostnaderna över förvaltningsanslag ska redovisa i vilken omfattning som respektive hyresavtal inte varaktigt finansieras över myndighetens förvaltningsanslag. Myndigheter som endast disponerar lokaler enligt ett hyresavtal behöver inte göra denna redovisning.
Skicka inte in tekniska beskrivningar och sekretessbelagda uppgifter
Ritningar och omfattande tekniska beskrivningar som är inkluderade i hyresavtal bör inte bifogas. Med tekniska beskrivningar menas till exempel kravspecifikationer såsom lokalprogram eller lokalförteckningar samt handlingar som beskriver hur lokalerna byggnadstekniskt ska iordningställas.
Sekretessbelagda uppgifter ska inte lämnas till ESV.